1. Tổng quan
Trong quá trình kết nối dữ liệu giữa phần mềm Kế toán và Quản lý tài sản (QLTS), anh/chị nhận thấy số dư tiền mặt hoặc tiền gửi trên Bảng cân đối phát sinh bị giảm nhiều hơn thực tế. Điều này thường gây khó khăn khi đối chiếu số liệu vì tiền đã giảm một lần khi hạch toán chi tiền, nhưng khi lấy chứng từ từ QLTS lại tiếp tục giảm thêm lần nữa.
Bài viết này hướng dẫn:
-
Xác định nguyên nhân số dư tiền bị giảm 2 lần trên Bảng cân đối phát sinh.
-
Cách lấy chứng từ từ QLTS đúng cách để tránh trùng số liệu tài sản.
2. Nguyên nhân
Số dư tiền mặt hoặc tiền gửi bị giảm 2 lần thường xảy ra khi:
- Đơn vị đã hạch toán nghiệp vụ mua sắm tài sản trên phần mềm MIMOSA (ví dụ đã ghi nhận chi tiền gửi).
-
Sau đó, khi kết nối và lấy chứng từ ghi tăng tài sản từ QLTS, vẫn tích chọn lại các tài sản đã hạch toán.
-
Hệ thống sẽ tạo thêm một bút toán mua TSCĐ ghi giảm tiền dẫn đến tiền gửi hoặc tiền mặt bị giảm thêm lần nữa và giá trị tài sản bị ghi nhận trùng.
Ví dụ tình huống thường gặp:
-
Khi thanh toán mua tài sản đã hạch toán: Nợ 211/Có 112 → Tiền gửi đã giảm 1 lần.
-
Sau đó tiếp tục lấy chứng từ ghi tăng từ QLTS: Tạo thêm bút toán mua TSCĐ Nợ 211/Có 112 → làm giảm tiền lần thứ 2.
3. Giải pháp
3.1. Kiểm tra lại các bút toán hạch toán tài sản
Nếu tài sản được mua trong năm bằng tiền ngân sách, tiền mặt hoặc tiền gửi và đã hạch toán trên phần mềm Kế toán, cần kiểm tra lại các bút toán sau trên MIMOSA:
- Nợ 211/Có 1351 (nguồn tự chủ)
- Nợ 211/Có 511 (nguồn không tự chủ)
- Nợ 211/Có 112 (chi từ tiền gửi)
=> Nếu đã có các bút toán này trên phần mềm Kế toán thì không cần lấy thêm chứng từ ghi tăng từ QLTS.
3.2. Lưu ý khi lấy chứng từ từ QLTS sang Kế toán
Để tránh tài sản và tiền bị ghi nhận trùng, khi thực hiện lấy dữ liệu từ QLTS cần:
- Rà soát danh sách tài sản trước khi lấy chứng từ.
- Không tích chọn các dòng tài sản đã được hạch toán đầy đủ trên phần mềm Kế toán.
-
Chỉ lấy các tài sản chưa được ghi nhận trên phần mềm Kế toán.
Việc này giúp:
- Tránh ghi tăng tài sản 2 lần.
-
Tránh giảm tiền mặt hoặc tiền gửi 2 lần trên Bảng cân đối phát sinh.
