Làm thế nào để sửa các thông tin trên chứng từ điều chuyển tài sản/CCDC?

2.1.1. Chỉnh sửa chứng từ điều chuyển trong đơn vị

a. Sửa Bộ phận điều chuyển đến, Người sử dụng mới, Ghi chú

Các thông tin này có thể sửa trực tiếp ngay trên chứng từ, anh/chị thực hiện các bước như sau:

• Bước 1: Vào Tài sản, chọn Điều chuyển tài sản hoặc vào Công cụ dụng cụ, chọn Điều chuyển
• Bước 2: Tại tab Điều chuyển trong đơn vị, anh/chị di chuột đến cuối dòng chứng từ cần sửa, rồi nhấn chọn biểu tượng ✎ Sửa
• Bước 3: Cập nhật lại thông tin đúng trên chứng từ và cuối cùng nhấn Lưu.

b. Sửa Số chứng từ, Ngày chứng từ, Ngày điều chuyển, thêm hoặc xóa tài sản/CCDC trên danh sách

Trường hợp 1: Tài sản/CCDC chưa có phát sinh sau ngày điều chuyển

• Bước 1: Vào Tài sản, chọn Điều chuyển tài sản hoặc vào Công cụ dụng cụ, chọn Điều chuyển
• Bước 2: Tại tab Điều chuyển trong đơn vị, anh/chị di chuột đến cuối dòng chứng từ cần sửa, rồi nhấn chọn biểu tượng ✎ Sửa
• Bước 3: Cập nhật lại thông tin đúng trên chứng từ và cuối cùng nhấn Lưu.

Trường hợp 2: Tài sản/CCDC đã có phát sinh sau ngày điều chuyển

• Bước 1: Kiểm tra và xóa toàn bộ các chứng từ phát sinh của tài sản/CCDC trên danh sách sau ngày điều chuyển (ví dụ: chứng từ tính hao mòn, kiểm kê, đánh giá lại…)
• Bước 2: Vào Tài sản, chọn Điều chuyển tài sản hoặc vào Công cụ dụng cụ, chọn Điều chuyển. Tại tab Điều chuyển trong đơn vị, anh/chị di chuột đến cuối dòng chứng từ cần sửa, rồi nhấn chọn biểu tượng ✎ Sửa
• Bước 3: Cập nhật lại thông tin đúng trên chứng từ và cuối cùng nhấn Lưu
• Lưu ý quan trọng: Tuyệt đối không chỉnh sửa chứng từ thuộc năm cũ đã chốt số liệu để tránh làm sai lệch số liệu báo cáo của năm cũ.

2.1.2. Xóa chứng từ điều chuyển trong đơn vị

Nếu chứng từ lập sai hoàn toàn và cần tạo mới:

• Bước 1: Vào Tài sản, chọn Điều chuyển tài sản hoặc vào Công cụ dụng cụ, chọn Điều chuyển
• Bước 2: Tại tab Điều chuyển trong đơn vị, anh/chị di chuột đến cuối dòng chứng từ cần sửa, rồi nhấn chọn biểu tượng Thùng rác (Xóa).
• Bước 3: Chọn Có trên hộp thoại thông báo để xác nhận xóa chứng từ.

2.2.1. Đơn vị tiếp nhận KHÔNG sử dụng phần mềm QLTS

a. Sửa Số quyết định, Ngày quyết định, Đơn vị ra quyết định, Tên đơn vị tiếp nhận

Để sửa Số quyết định, Ngày quyết định, Đơn vị ra quyết định, Tên đơn vị tiếp nhận trên chứng từ Điều chuyển tài sản/CCDC ngoài đơn vị không sử dụng phần mềm QLTS/iGOV Tài sản, anh/chị thực hiện sửa trực tiếp ngay trên chứng từ theo các bước như sau:

• Bước 1: Vào Tài sản, chọn Điều chuyển tài sản hoặc vào Công cụ dụng cụ, chọn Điều chuyển. Sau đó, chọn tab Điều chuyển ngoài đơn vị.
• Bước 2: Di chuột tới cuối dòng chứng từ cần sửa, nhấn biểu tượng ✎ (Sửa), rồi chỉnh sửa lại các thông tin.
• Bước 3: Nhấn Lưu.

b. Sửa Mã chứng từ, Ngày chứng từ, Lý do điều chuyển, Danh sách CCDC điều chuyển, Ban giao nhận

• Bước 1: Vào Tài sản, chọn Điều chuyển tài sản hoặc vào Công cụ dụng cụ, chọn Điều chuyển. Sau đó, chọn tab Điều chuyển ngoài đơn vị.
• Bước 2: Tại tab Điều chuyển ngoài đơn vị, anh/chị di chuột đến cuối dòng chứng từ cần sửa, rồi nhấn chọn biểu tượng Thùng rác (Xóa).
• Bước 3: Chọn Có trên hộp thoại thông báo để xác nhận xóa chứng từ.
• Bước 4: Chọn Thêm chứng từ để lập lại chứng từ điều chuyển với thông tin đúng.

2.2.2. Đơn vị tiếp nhận CÓ sử dụng phần mềm QLTS

Đối với trường hợp này, phần mềm không hỗ trợ sửa trực tiếp thông tin trên chứng từ sau khi đã lưu gửi. Anh/chị thực hiện xử lý căn cứ theo trạng thái của chứng từ:

• Trạng thái “Đã gửi”:

  1. Di chuột đến cuối dòng chứng từ bị sai, nhấn nút Thu hồi.
  2. Sau đó, tiếp tục di chuột đến cuối dòng và nhấn chọn biểu tượng Thùng rác (Xóa) để xóa chứng từ sai.
  3. Lập lại chứng từ điều chuyển ngoài đơn vị mới với thông tin chính xác.

• Trạng thái “Đã từ chối”:

  1. Di chuột đến cuối dòng chứng từ, nhấn Tiếp nhận lại.
  2. Lập chứng từ điều chuyển ngoài đơn vị mới với thông tin chính xác.

• Trạng thái “Đã tiếp nhận”: Do đơn vị nhận đã ghi tăng tài sản/CCDC vào hệ thống, anh/chị không thể thao tác sửa hoặc xóa chứng từ này trên phần mềm. Anh/chị vui lòng liên hệ  MISA để được hỗ trợ trong trường hợp cần sửa thông tin trên chứng từ điều chuyển ngoài đơn vị trạng thái “Đã tiếp nhận”.