Chuẩn hóa dữ liệu từng tài sản công

Mục đích: Giúp các đơn vị chuẩn hóa dữ liệu của tài sản khai báo chưa hợp lý so với quy định của nhà nước.

Chi tiết thay đổi:

Trong quá trình sử dụng phần mềm MISA QLTS, có một số thông tin đơn vị đã khai báo trước đây chưa hợp lý so với quy định của nhà nước (như Thông tư 45/2018/TT-BTC). Phần mềm MISA QLTS đã có những cải tiến để phù hợp với quy định của nhà nước, tuy nhiên những thông tin cũ đã khai báo chưa đúng/chưa hợp lý cần được cập nhật lại. Nếu thực hiện thay đổi thông tin hoặc đánh giá lại thì những chứng từ này sẽ ảnh hưởng đến số liệu báo cáo đã nộp trước đó.

Kể từ phiên bản R16, phần mềm bổ sung chức năng “Chuẩn hóa dữ liệu tài sản” áp dụng với tất cả tài sản cố định ở trạng thái Đang sử dụng, trong năm không có phát sinh dữ liệu, nhằm đảm bảo tính đúng đắn theo quy định.

Cụ thể như sau:

Lưu ý trước khi chuẩn hóa dữ liệu

1. Chức năng Chuẩn hóa dữ liệu tài sản công áp dụng với tất cả tài sản cố định ở trạng thái Đang sử dụng.
2. Trường hợp tài sản có thay đổi về Nguyên giá hoặc không thay đổi về Nguyên giá nhưng đã phát sinh chứng từ Thay đổi thông tin và Đánh giá lại: Kế toán cần xóa chứng từ liên quan đến tài sản trước khi chuẩn hóa.
3. Trước khi tiến hành chuẩn hóa, đơn vị hoàn thành nhập dữ liệu tài sản và chốt số liệu các báo cáo trước đây để đảm bảo không ảnh hưởng đến tính chính xác dữ liệu.

Ví dụ:

• Năm 2023 thực hiện cập nhật quyết định tỉnh, không phát sinh thêm chứng từ nào khác => có thể chuẩn hóa tài sản tại năm 2023.
• Năm 2023 thực hiện cập nhật quyết định tỉnh và phát sinh chứng từ (Thay đổi thông tin, đánh giá lại…) => nếu muốn chuẩn hóa dữ liệu phải xóa hết chứng từ phát sinh, không cần hủy cập nhật quyết định tỉnh.
• Năm 2022 không phát sinh chứng từ nào, không cập nhật quyết định tỉnh, sang năm 2023 chỉ có cập nhật quyết định tỉnh thì tài sản đã có phát sinh dữ liệu sau ngày 01/01/2022 =>  khi quay lại năm 2022 không thể chuẩn hóa dữ liệu, nếu muốn chuẩn hóa phải hủy cập nhật quyết định tỉnh của năm 2023.
• Năm 2022 không phát sinh chứng từ nào, năm 2023 có phát sinh => khi quay lại năm 2022 không thể chuẩn hóa dữ liệu, nếu muốn chuẩn hóa thì phải xóa các chứng từ phát sinh ở năm 2023.

3. Chức năng Chuẩn hóa dữ liệu tài sản công có thể thực hiện nhiều lần. Khi thực hiện chức năng này, phần mềm sẽ tải lên các tài sản có thông tin chưa được chuẩn hóa.

Điều kiện xác định thông tin chưa chuẩn hóa: Xem tại đây.

Các bước chuẩn hóa dữ liệu

Bước 1: Theo dõi tổng quan số lượng tài sản chuẩn hóa của đơn vị

1.  Tại Danh sách tài sản cố định, chọn Chuẩn hóa dữ liệu tài sản công.
   
2. Chọn Chuẩn hóa từng tài sản.
   
3. Tại Bước 1. Giới thiệu, Kế toán có thể hiểu thêm về chức năng Chuẩn hóa dữ liệu và các lưu ý có liên quan.
4. Ngoài ra, anh/chị có thể theo dõi nhanh số lượng tài sản của đơn vị:
   • Tổng tài sản chưa chuẩn hóa.
   • Đủ điều kiện chuẩn hóa
   • Chưa đủ điều kiện chuẩn hóa.
     
5. Nhấn Tiếp tục.
   

Bước 2: Chuẩn hóa loại tài sản

1. Tại Bước 2. Chuẩn hóa loại tài sản, phần mềm lấy lên danh sách tài sản cần chuẩn hóa loại tài sản.
   
2. Anh/chị kiểm tra thông tin loại tài sản, nếu cần thay đổi anh/chị thực hiện Chuyển loại tài sản theo hướng dẫn tại đây.
3. Nhấn Tiếp tục.

Bước 3: Chuẩn hóa dữ liệu

1. Phần mềm mặc định lấy lên tất cả các tài sản ở trạng thái Đang sử dụng có tình trạng Chưa chuẩn hóa. Anh/chị cũng có thể lọc danh sách tài sản muốn chuẩn hóa theo tiêu chí nhất định (Nhóm Tài sản; Nguyên giá; Loại tài sản; Loại tài sản kê khai) bằng cách chọn Lọc tài sản.
   
   • Chọn điều kiện lọc. Nhấn Xác nhận.
   • Trường hợp muốn bỏ lọc và lấy lên danh sách tất cả tài sản Đang sử dụng có trạng thái Chưa chuẩn hóa, chọn Mặc định.
2. Chọn tài sản cần chuẩn hóa trong danh sách. Bổ sung, chỉnh sửa thông tin tài sản:
   
   • Tại Thông tin cần chuẩn hóa: Tùy theo từng tài sản, phần mềm cho phép anh/chị chỉnh sửa, bổ sung các trường thông tin. Cán bộ QLTS chọn trong danh mục có sẵn hoặc nhập theo thực tế tài sản.
   • Tại Thông khấu hao/hao mòn: Phần mềm tự động tính thông tin khấu hao/hao mòn theo loại tài sản, anh/chị không thể sửa các giá trị này.
   • Tại Giá trị chuẩn hóa hiển thị các thông tin cập nhật, anh/chị bổ sung những thông tin thiếu và cập nhật các thông tin chưa chính xác tại phần này.
3. Lưu ý:
   • Trong trường hợp giá trị cũ chưa đáp ứng quy định tại Thông tư 45/2018/TT-BTC và các quyết định đặc thù của Bộ/Tỉnh về quản lý TSCĐ, anh/chị cần sửa Nguyên giá theo đúng quy định. (Hướng dẫn khai báo nguyên giá TSCĐ: Tại đây).
   • Nếu nguyên giá chưa đáp ứng quy định, khi chuyển sang tài sản khác phần mềm sẽ cảnh báo.
     
   • Sau khi hoàn tất cập nhật, anh/chị nhấn chọn sang tài sản khác để tiếp tục thao tác. Với những tài sản đã chuẩn hóa sẽ hiển thị dấu tích bên dưới.
     
   • Nhấn Tiếp tục để chuyển sang bước 4.

Bước 4: Xác nhận

1. Tại Bước 4.Xác nhận, phần mềm hiển thị danh sách tài sản bao gồm các tài sản đã chuẩn hóa và chưa chuẩn hóa dữ liệu tại Bước 3.
   • Với những tài sản chưa chuẩn hóa, phần mềm đã lấy lên lý do chưa chuẩn hóa. Anh/chị có thể tiến hành Cập nhật ngay.
     
   • Với những tài sản đã chuẩn hóa, nhấn Thực hiện để phần mềm tiến hành chuẩn hóa tài sản.
     

Bước 5: Kết quả

1. Phần mềm hiển thị danh sách tài sản đã hoàn thành chuẩn hóa và chưa chuẩn hóa. Nhấn Kết thúc để đóng chức năng chuẩn hóa hoặc nhấn Chuẩn hóa tiếp để tiếp tục thực hiện chuẩn hóa các tài sản còn lại.
   
2. Xuất file kết quả về máy để phục vụ công tác lưu trữ, báo cáo.
   

Hủy chuẩn hóa dữ liệu

Trường hợp tài sản thay đổi thông tin, Cán bộ QLTS muốn hủy chuẩn hóa dữ liệu, anh/chị thao tác như sau:

1. Vào Tài sản\Danh sách tài sản cố định, chọn tài sản cần hủy chuẩn hóa dữ liệu.
   
2. Cách 1: Tại Lịch sử biến động, xóa thông tin Chuẩn hóa dữ liệu tài sản.
   
3. Cách 2: Nhấn vào biểu tượng dấu ba chấm ở cuối dòng tên tài sản, chọn Hủy chuẩn hóa tài sản.
   

Ảnh hưởng sau khi chuẩn hóa dữ liệu tài sản

1. Phần mềm cập nhật lại thông tin của tài sản theo ghi nhận chuẩn hóa từ ngày 01/01 của năm thực hiện.
   Ví dụ: Thực hiện chuẩn hóa vào năm 2023, thông tin tài sản được cập nhật lại từ ngày 01/01/2023.
2. Thông tin hao mòn, khấu hao của tài sản được tính theo loại tài sản mới (nếu có).
3. Báo cáo, chứng từ của tài sản ở những năm trước không thay đổi.
4. Khi quay lại năm trước để xem thông tin tài sản, loại tài sản cũ vẫn giữ nguyên, các thông tin khác thì theo thông tin chuẩn hóa.
5. Khi thực hiện chuẩn hóa, tài sản có bộ thông tin ban đầu là A, chuyển sang bộ thông tin B sau đó chuyển tiếp sang bộ thông tin C => Trong trường hợp hủy chuẩn hóa, tài sản lấy lại thông tin cũ là A.
6. Với những tài sản đang áp dụng sai tỷ lệ hao mòn so với quy định, khi chuẩn hóa dữ liệu, phần mềm cập nhật lại tỷ lệ đúng.
7. Đối với tàu sản có thay đổi về Nguyên giá: Sinh chứng từ Đánh giá lại cho tài sản với các thông tin.
   • Các thông tin cũ của tài sản giữ nguyên.
   • Nguyên giá mới = Nguyên giá sau khi chuẩn hóa
   • Hao mòn/khấu hao lũy kế mới = Hao mòn/khấu hao lũy kế cũ
   • Giá trị còn lại mới = Nguyên giá sau khi chuẩn hóa – Hao mòn/khấu hao lũy kế cũ
   • Tỷ lệ hao mòn mới = Tỷ lệ hao mòn
   • Hao mòn/khấu hao năm mới:
     • Trường hợp tài sản có GTCL > 0 thì Hao mòn/khấu hao năm mới = Nguyên giá mới * Tỷ lệ hao mòn.
     • Trường hợp tài sản có GTCL = 0 thì Hao mòn/khấu hao năm mới = Nguyên giá mới – Nguyên giá cũ.
   • Số năm sử dụng còn lại mới = Giá trị còn lại mới \ Hao mòn/khấu hao năm mới:
     • Trường hợp tài sản có GTCL > 0 thì Số năm sử dụng còn lại mới = Giá trị còn lại mới \ Hao mòn/khấu hao năm mới.
     • Trường hợp tài sản có GTCL = 0 thì Hao mòn/khấu hao năm mới = 1
   • Không thể xóa chứng từ Đánh giá lại do phần mềm tự sinh.
   • Loại chứng từ:
     • Nếu đánh giá lại làm tăng Nguyên giá: Tăng.
     • Nếu đánh giá lại làm giảm Nguyên giá: Giảm
     • Nếu đánh giá lại không làm thay đổi Nguyên giá: Khác
   • Ngày lập chứng từ: 01/01 của năm chuẩn hóa.
8. Đối với tài sản không thay đổi về Nguyên giá:
   • Đối với tài sản không phát sinh chứng từ Thay đổi thông tin và Đánh giá lại: Phần mềm tự động cập nhật thông tin tài sản lên các chứng từ đã phát sinh.
   • Đối với tài sản đã phát sinh chứng từ Thay đổi thông tin và Đánh giá lại: Thể hiện rõ đánh phát sinh chứng từ gì, hướng dẫn xóa chứng từ.