Đề án Tổng kiểm kê

* Mục tiêu cụ thể của Đề án tổng kiểm kê tài sản công tại cơ quan, tổ chức, đơn vị, tài sản kết cấu hạ tầng do Nhà nước đầu tư, quản lý:

• Nắm bắt được số lượng, giá trị, cơ cấu và hiện trạng sử dụng của tài sản công để hoàn thiện chính sách pháp luật về quản lý sử dụng tài sản công.
• Phục vụ việc xây dựng chiến lược, kế hoạch phát triển kinh tế – xã hội.
• Cung cấp thông tin cho việc lập báo cáo tài chính nhà nước và báo cáo thực hành tiết kiệm, chống lãng phí.

* Phạm vi tổng kiểm kê tài sản công tại cơ quan, tổ chức, đơn vị, tài sản kết cấu hạ tầng do Nhà nước đầu tư, quản lý: Tổng kiểm kê tài sản công tại cơ quan, tổ chức, đơn vị, tài sản kết cấu hạ tầng do Nhà nước đầu tư, quản lý trên phạm vi cả nước, gồm:

• Tài sản công tại cơ quan, tổ chức, đơn vị theo quy định tại khoản 1 Điều 4 Luật Quản lý, sử dụng tài sản công 2017 đủ tiêu chuẩn là tài sản cố định theo quy định tại Thông tư 23/2023/TT-BTC (trừ tài sản đặc biệt tại đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân, tài sản thuộc danh mục bí mật nhà nước), gồm:
  • Trụ sở làm việc, cơ sở hoạt động sự nghiệp (bao gồm cả quyền sử dụng đất xây dựng trụ sở làm việc, cơ sở hoạt động sự nghiệp);
  • Xe ô tô;
  • Tài sản cố định đặc thù;
  • Tài sản cố định khác.
• Tài sản kết cấu hạ tầng do Nhà nước đầu tư, quản lý (không bao gồm tài sản do Nhà nước hỗ trợ một phần kinh phí, nguyên vật liệu,… để đầu tư xây dựng), gồm:
  • Tài sản kết cấu hạ tầng giao thông: đường sắt, đường bộ, hàng không, đường thủy nội địa, hàng hải.
  • Tài sản kết cấu hạ tầng cấp nước sạch.
  • Tài sản kết cấu hạ tầng thủy lợi.
  • Tài sản kết cấu hạ tầng thương mại là chợ.
  • Tài sản kết cấu hạ tầng cụm công nghiệp, khu công nghiệp.
  • Tài sản kết cấu hạ tầng khu kinh tế.
  • Tài sản kết cấu hạ tầng khu công nghệ cao.
  • Tài sản kết cấu hạ tầng khu công nghệ thông tin tập trung.
  • Tài sản kết cấu hạ tầng ứng phó với biến đổi khí hậu là đê điều.
  • Tài sản kết cấu hạ tầng cảng cá.
  • Tài sản kết cấu hạ tầng thuộc thiết chế văn hóa, thiết chế thể thao ở cơ sở (cấp xã, cấp thôn), làng văn hóa.
  • Tài sản kết cấu hạ tầng kỹ thuật là không gian xây dựng ngầm đô thị.

Trường hợp 1: Đơn vị chỉ lập và in biên bản kiểm kê

1. Kiểm kê thực tế tại đơn vị, để lập nhanh chứng từ kiểm kê, anh/chị vào menu Tổng kiểm kê, chọn Lập chứng từ 
Hoặc tại tab kiểm kê anh/chị chọn Thêm chứng từ.Lưu ý: Để đảm bảo số liệu chính xác trên sổ sách báo cáo, anh/chị cần lập chứng từ khẩu hao và hao mòn trước khi lập chứng từ kiểm kê.3. Nhập thông tin chứng từ kiểm kê tài sản, chọn Lưu.

Cách 1: Kiểm kê thủ công

1. Vào menu Tổng kiểm kê\Tài sản cố định

• Tại tab Quy trình\Xuất khẩu danh sách tài sản để tải danh sách tài sản đang sử dụng tại đơn vị, chọn Tham số để xuất khẩu Danh sách tài sản cần kiểm kê
  • Chọn Kiểm kê đến ngày: Chọn ngày kiểm kê 
  • Tài sản thuộc bộ phận: Chọn bộ phận cần kiểm kê tài sản.
  • Tùy chọn tệp: Tích chọn Xuất khẩu tài sản thuộc mỗi bộ phận thành một tệp trong trường hợp anh/chị muốn xuất khẩu mỗi bộ phận thành 1 tệp.
• Sau khi tải danh sách tài sản cần kiểm kê về anh/chị tiến hành kiểm kê tài sản tại đơn vị

2. Kiểm kê thực tế tại đơn vị xong anh/chị vào chọn Lập chứng từ để tiến hành lập chứng từ kiểm kê
Hoặc tại tab kiểm kê anh/chị chọn Thêm chứng từ.Lưu ý: Để đảm bảo số liệu chính xác trên sổ sách báo cáo, anh/chị cần lập chứng từ khẩu hao và hao mòn trước khi lập chứng từ kiểm kê.3. Nhập thông tin chứng từ kiểm kê tài sản:

• Phần mềm tự động sinh thông tin Số chứng từ; Kiểm kê đến ngày; Ngày lập phiếu; Ngày kiểm kê, anh/chị có thể chỉnh sửa thông tin này nếu muốn.
• Bộ phận sử dụng: Chọn Phòng ban sử dụng tài sản cần thực hiện kiểm kê, phần mềm sẽ lấy lên danh sách tài sản với từng phòng ban tương ứng.
  (Lưu ý: Khi kiểm kê để lên được số liệu đầy đủ thì Bộ phận chọn Tất cả, nếu đơn vị cần kiểm kê theo phòng ban, thì tích chọn chi tiết từng phòng ban)
• Ghi chú: Nhập ghi chú, lý do kiểm kê nếu có.
• Cán bộ QLTS nhập lại thông tin tài sản sau kiểm kê vào cột Chỉ tiêu về số lượng, chỉ tiêu về hiện vật tại cột Theo thực tế phần mềm tự tính cột Chênh lệch.
  • Chọn Tình trạng sử dụng của tài sản,
  • Nhập ghi chú cho tài sản nếu có
  • Chọn vào biểu tượng thùng rác để xóa thông tin tài sản 
    
• Trường hợp muốn Nhập khẩu kết quả kiểm kê thực tế của đơn vị vào phần mềm anh/chị chọn Nhập khẩu, chọn tệp tải lên sau đó chọn Tiếp tục
• Trường hợp có tệp lỗi anh/chị chọn Tải tệp không hợp lệ để kiểm tra nguyên nhân và sửa lỗi. Sau khi không còn bản lỗi nữa anh/chị chọn Xác nhận để hoàn thành việc nhập khẩu.
• Trường hợp khi kiểm tra thực tế tại đơn vị phát hiện có tài sản nằm ngoài danh sách kiểm kê, để bổ sung vào chứng từ anh/chị chọn tab Tài sản ngoài danh sách chọn Thêm tài sản, sau đó bổ sung thông tin tài sản sản 
• Để khai báo thông tin ban kiểm kê tài sản anh/chị chọn Ban kiểm kê
  • Chọn Thêm dòng 
  • Nhập Họ và tên, Chức danh, Vai trò của người tham gia kiểm kê.
  • Nhấn biểu tượng thùng rác nếu muốn xóa người tham gia kiểm kê.
• Nhấn Lưu. 

Lưu ý: Cán bộ QLTS chỉ sửa/xóa chứng từ kiểm kê tài sản khi: 

• Tài sản chưa ghi giảm trước ngày kiểm kê.
• Chưa phát sinh các nghiệp vụ: Đánh giá lại, Trích khấu hao, Điều chuyển sau ngày kiểm kê.

Cách 2: Kiểm kê bằng mobile

Bước 1: Thiết lập kiểm kê tài sản trên mobile

Để kiểm kê bằng mobile, trước hết anh/chị cần thiết lập nghiệp vụ và in tem gắn mã cho từng tài sản:

1. Vào Thiết lập\Tùy chọn nghiệp vụ.
2. Tích chọn Kiểm kê trên mobile và tích chọn Quản lý tài sản/CCDC theo mã vạch chọn dạng mã vạch Bar code hoặc QR code. Nhấn Đồng ý.

Bước 2: In tem gắn mã vạch cho tài sản

1. Tại menu Tổng kiểm kê\Tài sản cố định, tại tab Quy trình\In tem tài sản.
2. Tại mục In tem tài sản, anh/chị tùy chọn mẫu tem; khổ giấy in; kích thước tem;… Nhấn vào Danh sách mẫu để xem các mẫu tem và tùy chọn thông tin hiển thị trên tem.

• Tích chọn từng trường thông tin hiển thị trên tem. Nhấn Lưu.
  
• Tại mục Danh sách tài sản in tem, nhấn Thêm tài sản, tích chọn tài sản cần in tem. Nhấn Đồng ý.
  

Lưu ý: Các tài sản thuộc loại tài sản Đất, Nhà, Ô tô, Vật kiến trúc, Phương tiện vận tải, Tài sản vô hình không được in tem

• Nhấn Xem trước khi in để xem trước tem in tài sản trước khi in hàng loạt
  
• Chọn Tải về để tải tem về máy dưới nhiều định dạng (PDF, Excel, Word). 
  
• Sau khi in tem, anh/chị thực hiện dán tem lên từng tài sản tương ứng.

Bước 3: Kiểm kê bằng điện thoại

2. Anh/chị quét mã QA sau đó tải ứng dụng MISA QLTS, đăng nhập vào app QLTS bằng tài khoản đăng nhập trên web.3. Sau khi đăng nhập vào app QLTS tại tab Tổng kểm kê anh/chị chọn menu Tổng kiểm kê\Thêm chứng từ

Lưu ý:

• Để đảm bảo đầy đủ số liệu cần kiểm kê anh/chị vui lòng lập chứng từ ghi tăng cho tài sản 
• Để đảm bảo số liệu sổ sách báo cáo được chính xác anh/chị vui lòng lập chứng từ ghi tăng cho tài sản đã khai báo trong năm và lập chứng từ tính hao mòn.

4. Tại màn hình Thêm chứng từ kiểm kê 

• Kiểm kê đến ngày: Phần mềm mặc định lấy lên ngày cuối cùng của năm làm việc trước anh/chị có thể sửa lại nếu muốn
• Ngày lập phiếu, ngày kiểm kê: Mặc định lấy lên ngày hiện tại anh/chị có thể sửa lại nếu muốn 
• Bộ phận: Có thể chọn tất cả hoặc chọn các phòng ban cần kiểm kê tại đơn vị. Sau khi chọn bộ phận cần kiểm kê phần mềm hiển thị chi tiết danh sách tài sản cần kiểm kê bên dưới

5. Anh/chị thêm thông tin người kiểm kê tài sản bằng cách chọn Ban kiểm kê

• Để thêm thành viên kiểm kê anh/chị chọn Thêm thành viên sau đó nhập thông tin người kiểm kê 
• Nhập họ tên người kiểm kê, chức vụ và vai trò người kiểm kê (nếu là đại diện ban anh/chị tích chọn Là đại diện ban), sau đó chọn Thêm
• Để sửa thông tin các thành viên trong ban kiểm kê anh/chị chọn Thành viên muốn sửa, sau đó chọn biểu tượng 3 chấm, chọn Chỉnh sửa sau đó sửa thông tin thành viên kiểm kê, Nhấn Lưu để lưu thông tin đã sửa.
• Để xóa thông tin người kiểm kê anh/chị chọn Xóa, sau đó chọn Xóa để chắc chắn xóa thành viên
• Anh/chị chọn Bắt đầu kiểm kê để thực hiện kiểm kê tài sản tại đơn vị.
• Anh/chị bắt đầu kiểm kê tài sản bằng cách quét mã QR hoặc Bar code trên tài sản
• Khi quét đúng mã code của tài sản trong bộ phận kiểm kê, phần mềm sẽ hiển thị thông tin cơ bản của tài sản.
• Để sửa tình trạng sử dụng của tài sản anh/chị chọn biểu tượng cây bút, tích chọn tình trạng sử dụng phù hợp của tài sản (có thể nhập ghi chú nếu có), sau đó chọn Cập nhật.
• Các tài sản được kiểm kê sẽ tự động thêm vào danh sách Đã kiểm kê và lưu lại vào máy của người dùng. 
• Trường hợp muốn xóa thông tin kiểm kê của tài sản đó anh/chị chọn biểu tượng thùng rác, chọn Xóa để chắc chắn xóa.
• Trường hợp quét mã tài sản nhưng không có thông tin tài sản trong danh sách tài sản, anh/chị chọn Tại đây để khai báo thông tin tài sản, khai báo thông tin tài sản sau đó chọn Ghi nhận kiểm kê.
• Sau khi thực hiện kiểm kê đầy đủ các tài sản trong bộ phận sử dụng tài sản cần kiểm kê anh/chị chọn Xong.
• Nếu anh/chị chưa hoàn thành kiểm kê xong cho tất cả các tài sản trong bộ phận sử dụng phần mềm sẽ hiển thị thông báo.
  • Nếu muốn tạm dừng kiểm kê và để thực hiện kiểm kê tiếp anh/chị chọn chứng từ, phần mềm sẽ tự động quét mã tài sản
• Nếu muốn xem kết quả kiểm kê và đi đến hoàn thành kiểm kê anh/chị chọn xem kết quả. Màn hình hiển thị tình hình kiểm kê tại đơn vị bao gồm tài sản đã kiểm kê, chưa kiểm kê, danh sách tài sản kiểm kê ngoài danh sách.
• Để xem chi tiết thông tin tài sản anh/chị chọn Chi tiết, để thu gọn danh sách anh/chị chọn biểu tượng hình tam giác, để tìm kiếm tài sản anh/chị nhập trường thông tin vào biểu tượng tìm kiếm.

• Để hoàn thành kiểm kê anh/chị chọn Hoàn thành kiểm kê.

Cách 3: Kiểm kê bằng máy quét mã

1. Cán bộ QLTS cũng thực hiện Thiết lập kiểm kê tài sản bằng mã vạch và In tem gắn mã vạch cho tài sản.2. Vào Menu Tổng kiểm kê\Tài sản cố định\Lập chứng từ

Lưu ý: Các tài sản thuộc loại tài sản Đất, Nhà, Ô tô, Vật kiến trúc, Phương tiện vận tải, Tài sản vô hình không thực hiện kiểm kê bằng máy quét.

3. Chọn Bộ phận sử dụng tài sản cần thực hiện kiểm kê. Chọn phương thức thêm tài sản ở chứng từ sau đó đưa máy quét vào mã vạch gắn trên từng tài sản để quét mã.4. Sau đó anh/chị thực hiện nhập cột số lượng Theo thực tế và cột Tình trạng sử dụng, nhập Ghi chú cho tài sản nếu có

• Trường hợp muốn Nhập khẩu kết quả kiểm kê thực tế của đơn vị vào phần mềm để tiết kiệm thời gian và tránh nhầm lẫn sai sót, anh/chị chọn Nhập khẩu, chọn tệp hoặc kéo thả tệp vào phần mềm để tải tệp lên sau đó chọn Tiếp tục
• Trường hợp có tệp lỗi anh/chị chọn Tải tệp không hợp lệ để kiểm tra nguyên nhân và sửa lỗi. Sau khi không còn bản lỗi nữa anh/chị chọn Xác nhận để hoàn thành việc nhập khẩu.
• Trường hợp khi kiểm tra thực tế tại đơn vị phát hiện có tài sản nằm ngoài danh sách kiểm kê, để bổ sung vào chứng từ anh/chị chọn tab Tài sản ngoài danh sách chọn Thêm tài sản, sau đó bổ sung thông tin tài sản sản 
• Để khai báo thông tin ban kiểm kê tài sản anh/chị chọn Ban kiểm kê
  • Chọn Thêm dòng 
  • Nhập Họ và tên, Chức danh, Vai trò của người tham gia kiểm kê.
  • Nhấn biểu tượng thùng rác nếu muốn xóa người tham gia kiểm kê.
• Sau khi kiểm kê xong, nhấn Lưu để lưu chứng từ.

Anh/chị xem phim hướng dẫn dưới đây:

Bước 2: Lập biên bản kiểm kê và nhập kết quả lên phần mềm của Bộ Tài chính.

• Tại màn hình quy trình anh/chị chọn Biên bản kiểm kê phần mềm sẽ chuyển sang tab Kiểm kê
  • Màn hình hiển thị các chứng từ kiểm đã lập anh/chị nhấn vào chúng từ để kiểm tra lại thông tin trên chứng từ
  • Sau đó chọn biểu tượng Nhập liệu kết quả lên phần mềm Bộ tài chính để tải danh sách đã kiểm kê về
  • Sau khi có danh sách, cán bộ QLTS đăng nhập lên phần mềm của Bộ tài chính
  • Chọn menu Nhập dữ liệu kiểm kê\Tài sản cố định tại CQ,TC, ĐV
  • Chọn Thêm dữ liệu từ file excel, sau đó tải file mà cán bộ QLTS mới tải về, chọn Hoàn thành