1. Tổng quan
Trước khi thực hiện hợp nhất, sáp nhập đơn vị, đơn vị cần rà soát, hoàn thiện và chốt số liệu tài sản cố định (TSCĐ), công cụ dụng cụ (CCDC) trước khi bàn giao hoặc tiếp nhận tài sản. Nếu chưa cập nhật đầy đủ các biến động, tính hao mòn không đúng thời điểm hoặc chưa kiểm kê, số liệu bàn giao giữa các đơn vị có thể bị thiếu, sai lệch so với thực tế.
Bài viết này hướng dẫn các bước cần thực hiện khi sáp nhập tài sản giữa các đơn vị:
- Kiểm tra biến động và kiểm kê TSCĐ tính đến thời điểm hợp nhất, sáp nhập.
- Kiểm tra biến động và kiểm kê CCDC tính đến thời điểm hợp nhất, sáp nhập.
- Xem và in các báo cáo liên quan để đối chiếu, bàn giao số liệu.
- Nộp báo cáo lên cấp trên theo yêu cầu của từng đơn vị.
- Thao tác điều chuyển tài sản ngoài đơn vị phục vụ công tác hợp nhất, sáp nhập tài sản.
2. Các bước thực hiện
2.1. Bước 1: Kiểm tra biến động và kiểm kê tài sản tính đến thời điểm hợp nhất, sáp nhập
Trước khi hợp nhất, sáp nhập, đơn vị cần kiểm tra, đảm bảo toàn bộ biến động TSCĐ từ đầu năm đến thời điểm hợp nhất, sáp nhập đã được ghi nhận đầy đủ trên phần mềm và thực hiện kiểm kê TSCĐ đến thời điểm hợp nhất, sáp nhập.
- Nghiệp vụ phát sinh liên quan của TSCĐ theo hướng dẫn tại đây
Lưu ý:
- Không tính hao mòn TSCĐ tại thời điểm bàn giao. Đơn vị bàn giao chỉ thực hiện trích khấu hao TSCĐ (nếu có) hoặc phân bổ CCDC (nếu có) đến thời điểm hợp nhất, sáp nhập. Việc tính hao mòn TSCĐ được thực hiện một lần vào cuối năm (31/12) và do đơn vị tiếp nhận thực hiện.
- Khi lập chứng từ kiểm kê, cần nhập lại Ngày kiểm kê và Ngày lập phiếu là ngày trước thời điểm hợp nhất, sáp nhập.
- Nếu kiểm kê giữa năm, phần mềm có thể cảnh báo chưa lập đầy đủ chứng từ khấu hao, hao mòn. Anh/chị bỏ qua cảnh báo và chọn Tiếp tục kiểm kê để thực hiện.
2.2. Bước 2: Kiểm tra biến động và kiểm kê CCDC tính đến thời điểm hợp nhất, sáp nhập
Trước khi hợp nhất, sáp nhập, đơn vị cần kiểm tra, đảm bảo toàn bộ biến động CCDC từ đầu năm đến thời điểm hợp nhất, sáp nhập đã được ghi nhận đầy đủ trên phần mềm và thực hiện kiểm kê CCDC đến thời điểm hợp nhất, sáp nhập.
- Nghiệp vụ phát sinh liên quan của CCDC theo hướng dẫn tại đây
Lưu ý:
- Khi lập chứng từ kiểm kê, cần nhập lại Ngày kiểm kê và Ngày lập phiếu là ngày trước thời điểm hợp nhất, sáp nhập.
2.3. Bước 3: Xem và in báo cáo liên quan trước khi hợp nhất, sáp nhập
Sau khi hoàn thành kiểm kê và xử lý chênh lệch, đơn vị cần kiểm tra, xem và in các báo cáo cần thiết để phục vụ việc đối chiếu, bàn giao và tiếp nhận tài sản khi hợp nhất, sáp nhập, đồng thời làm căn cứ để ghi nhận số liệu tài sản/CCDC đã chốt để bàn giao sang đơn vị mới.
Gợi ý tham khảo một vài mẫu báo cáo như:
- Mẫu số BCKT04 – Báo cáo kiểm kê công cụ dụng cụ.
- Mẫu số BCKT05 – Báo cáo kiểm kê TSCĐ
- Mẫu số B04-H – Báo cáo tình hình tăng, giảm TSCĐ
- Mẫu số S24-H – Sổ tài sản cố định.
- Mẫu số S26-H: Sổ theo dõi TSCĐ và công cụ, dụng cụ tại nơi sử dụng
- Mẫu số SKT03 – Sổ theo dõi công cụ, dụng cụ tại nơi sử dụng
- Mẫu số BCQT17 – Báo cáo tình hình tăng, giảm TSCĐ (Mẫu hiển thị giá trị còn lại)
- Mẫu số SQT01 – Sổ tài sản cố định (Mẫu hiển thị giá trị còn lại)
- Mẫu số 08a-ĐK-TSC – Báo cáo tổng hợp hiện trạng sử dụng tài sản công
- Các mẫu báo cáo công khai theo TT120
2.4. Bước 4: Nộp báo cáo cho cấp trên theo yêu cầu
Theo yêu cầu của cấp trên, anh/chị lập báo cáo số liệu tài sản đến ngày trước ngày quyết định sắp xếp có hiệu lực, sau đó nộp cho đơn vị kế toán cấp trên để chốt số liệu bàn giao.
Anh/chị có thể nộp báo cáo theo một trong hai cách:
- Cách 1: Nộp báo cáo bản giấy: In báo cáo, ký tên, đóng dấu và nộp cho cấp trên.
- Cách 2: Gửi báo cáo trên MISA QLTS: Thực hiện luồng Gửi – Nhận báo cáo để gửi báo cáo cho đơn vị chủ quản trên phần mềm.
Trường hợp gửi báo cáo cho đơn vị chủ quản trên MISA QLTS, anh/chị thực hiện theo hướng dẫn chi tiết tại đây.
2.5. Bước 5: Điều chuyển TSCĐ, CCDC sang đơn vị mới
Đối với đơn vị bị hợp nhất, bị sáp nhập, sau khi đã hoàn thiện các bước trên thì đơn vị cần tiến hành điều chuyển tài sản/CCDC ngoài đơn vị sang đơn vị mới như sau:
- Trường hợp đơn vị nhận (đơn vị mới) CÓ sử dụng phần mềm MISA QLTS:
- Trường hợp đơn vị nhận (đơn vị mới) KHÔNG sử dụng phần mềm MISA QLTS:
Lưu ý:
- Anh/chị cần in các báo cáo để đối chiếu và lưu trữ trước khi điều chuyển TSCĐ, CCDC ngoài đơn vị để đảm bảo số liệu chính xác. Sau khi điều chuyển, TSCĐ và CCDC sẽ được ghi giảm tại đơn vị chuyển, do đó nếu in báo cáo sau khi điều chuyển, số liệu có thể không còn đầy đủ và chính xác như trước thời điểm điều chuyển.
- Khi đã lập xong các chứng từ điều chuyển ngoài đơn vị, anh/chị in các mẫu biên bản ngay trên phần mềm theo hướng dẫn: Mẫu số 02: Biên bản bàn giao, tiếp nhận tài sản công và Mẫu số 01: Biên bản bàn giao, tiếp nhận công cụ dụng cụ
