1. Tổng quan
Những tài sản có giá trị thấp, không đủ tiêu chuẩn ghi nhận là tài sản cố định (TSCĐ) – ví dụ: vật tư văn phòng, bàn ghế, công cụ nhỏ – được khai báo trên công cụ dụng cụ (CCDC).
Đơn vị phân biệt CCDC và TSCĐ theo nguyên giá 10.000.000 đồng:
-
Nguyên giá < 10 triệu đồng → khai báo trên CCDC.
-
Nguyên giá ≥ 10 triệu đồng → khai báo là TSCĐ.
Bài viết hướng dẫn chi tiết quy trình khai báo CCDC trên phần mềm QLTS, từ việc truy cập chức năng, nhập thông tin chung, thông tin phân bổ và các lưu ý quan trọng.
2. Các bước thực hiện
Bước 1: Vào menu Công cụ dụng cụ, tại màn hình danh sách CCDC, chọn Khai báo CCDC\Thêm CCDC
Bước 2: Khai báo lần lượt thông tin CCDC
Tại mục Thông tin chung:
- Loại CCDC: Chọn theo danh mục Loại công cụ dụng cụ đã khai báo.
- Nếu không thấy loại phù hợp, anh/chị có thể vào Danh mục\ Loại công cụ dụng cụ để thêm mới.
- Trường hợp không biết chọn loại nào, anh/chị có thể chọn loại “CCDC” để sử dụng.
- Đơn giá: Phần mềm tự động tính theo công thức bằng Thành tiền/Số lượng.
- Dự án: Khai báo CCDC thuộc dự án, chọn trong danh mục dự án đã khai báo từ cấp trên
- Mã CCDC: Phần mềm tự động sinh mã tiếp theo của CCDC gần nhất, anh/chị có thể chỉnh sửa.
- Thành tiền: Nhập thành tiền của CCDC.
- Nhà cung cấp: Chọn nhà cung cấp trong danh mục Nhà cung cấp đã khai báo.
- Tên CCDC: Nhập tên CCDC.
- Bộ phận sử dụng: Chọn bộ phận sử dụng CCDC trong danh mục Bộ phận sử dụng (Phòng ban) đã khai báo.
- Ngày ghi tăng: Nhập ngày ghi tăng CCDC, mặc định là ngày hiện tại, có thể chỉnh sửa.
- Số lượng: Khai báo số lượng CCDC, lưu ý nhập số lượng >= 0.
- Người sử dụng: Chọn người sử dụng CCDC trong danh mục Người sử dụng đã khai báo.
- Năm theo dõi: Chọn năm theo dõi, mặc định là năm làm việc, có thể chỉnh sửa.
- Đơn vị tính: Chọn đơn vị tính trong danh mục gợi ý.
- Phương thức hình thành: Khai báo nguồn gốc hình thành CCDC.
Tại mục Thông tin phân bổ:
- Kỳ phân bổ: Chọn kỳ phân bổ của CCDC (1 lần, Tháng hoặc Năm)
- Tỷ lệ phân bổ (%): Tự động tính theo công thức bằng 100%/Thời gian phân bổ.
- Thời gian phân bổ: Nhập thời gian phân bổ tương ứng với kỳ phân bổ Tháng hoặc Năm (là số Tháng hoặc số năm thực hiện phân bổ CCDC)
- Giá trị phân bổ 1 kỳ: Tự động tính theo công thức Thành tiền/Thời gian phân bổ.
- Thời gian phân bổ còn lại: Tự động tính theo công thức Thời gian phân bổ – Số kỳ đã phân bổ.
- Giá trị đã phân bổ: Tự động tính theo công thức (Thời gian phân bổ – Thời gian phân bổ còn lại) * giá trị phân bổ 1 kỳ.
Tại mục Thông tin khác: Tích chọn nếu CCDC là thiết bị y tế.
Bước 3: Ghi tăng CCDC
Sau khi khai báo xong các thông tin tài sản, nếu muốn ghi tăng tài sản luôn thì tích chọn Tự động ghi tăng. Trường hợp muốn khai báo nhanh những CCCDC giống nhau, nhập Số lượng nhân bản thêm nếu số lượng CCDC >1.
Bước 4: Nhấn Lưu để lưu CCDC. Nhấn Lưu và thêm mới để lưu và tiếp tục thêm mới CCDC khác.
3. Lưu ý
- Với các công cụ dụng cụ đã phát sinh chứng từ như Ghi tăng, Phân bổ, Kiểm kê,… thì sẽ không được sửa lại các thông tin về giá trị của CCDC. Đồng thời, các công cụ dụng cụ này sẽ không được xóa khỏi danh sách CCDC.
- Khi thêm công cụ dụng cụ phần mềm chưa đáp ứng đính kèm tệp giống như phân hệ tài sản.
- Anh/chị có thể khai báo và ghi tăng các CCDC không có giá trị (giá trị = 0 đồng) khi cần theo dõi trên phần mềm. MISA QLTS vẫn cho phép nhập các CCDC được cấp phát, không xác định được nguyên giá hoặc không theo dõi giá trị, để đơn vị quản lý đầy đủ trên hệ thống.
