Để thực hiện điều chuyển công cụ dụng cụ (CCDC) qua đơn vị mới có sử dụng phần mềm QLTS, đơn vị thực hiện các bước sau:
Bước 1: Khai báo thông tin chung trên chứng từ điều chuyển sang đơn vị khác
- Vào menu Công cụ dụng cụ\Điều chuyển, tại mục Điều chuyển ngoài đơn vị, chọn Thêm chứng từ.
- Khai báo thông tin trên mẫu Thêm chứng từ điều chuyển ngoài đơn vị.
-
- Tại mục Mã chứng từ, ngày chứng từ : Phần mềm tự động sinh, có thể chỉnh sửa nếu muốn.
- Tại Thông tin quyết định điều chuyển:
- Nhập Số quyết định; Ngày quyết định; Đơn vị ra quyết định trên quyết định điều chuyển CCDC được Trưởng đơn vị ký duyệt; trường hợp không có, có thể điền thông tin quyết định sáp nhập.
- Tích chọn Có sử dụng phần mềm MISA QLTS và Chọn Tỉnh/Thành phố, Đơn vị tiếp nhận CCDC.
- Tại mục Ý kiến của đơn vị tiếp nhận và Trạng thái tiếp nhận/Kết quả: Khi đơn vị tiếp nhận đã tiếp nhận hồ sơ và ghi ý kiến phản hồi sẽ hiện lên.
- Tại Đính kèm tệp: Nhấn vào tại đây để tải lên các văn bản, chỉ đạo liên quan đến CCDC
Bước 2: Chọn danh sách CCDC cần điều chuyển
- Tại Thông tin chi tiết\Danh sách CCDC điều chuyển, nhấn Chọn CCDC.
-
- Tích chọn một hoặc nhiều CCDC cần điều chuyển, nhấn Đồng ý.
Lưu ý: Danh sách CCDC chỉ lấy lên các CCDC chưa có phát sinh sau Ngày điều chuyển.
-
-
Nếu muốn loại bỏ CCDC nào thực hiện nhấn nút x cuối dòng CCDC.
-
- Tại tab Ban giao nhận: Điền thông tin Đại diện bên giao, Đại diện bên nhận, Đại diện cơ quan chứng kiến (nếu có), Trách nhiệm của các bên giao nhận; Ý kiến các bên tham gia bàn giao, tiếp nhận.
- Nhấn Lưu và gửi để lưu và gửi chứng từ điều chuyển CCDC đến đơn vị nhận bàn giao. Xác nhận Gửi.
- Phần mềm sẽ hiển thị bảng thông báo Điều chuyển CCDC thành công, đồng thời phần mềm tự động sinh chứng từ ghi giảm cho những CCDC vừa chuyển.
Bước 3: Theo dõi tình trạng của chứng từ điều chuyển
Trạng thái ở Danh sách chứng từ điều chuyển gồm:
- Trạng thái Đã gửi: Lúc này đơn vị tiếp nhận đã nhận được thông báo và sẽ thực hiện xem xét tiếp nhận hoặc từ chối.
- Trạng thái: Đã tiếp nhận; Đã từ chối: là trạng thái đơn vị tiếp nhận đã tiếp nhận hay từ chối CCDC.
Sau khi đơn vị tiếp nhận thực hiện tiếp nhận hoặc từ chối CCDC, đơn vị điều chuyển sẽ nhận được thông báo ( ở hình quả chuông góc trên cùng tay phải).
-
Trường hợp 1: Đơn vị tiếp nhận CCDC
-
- Đơn vị điều chuyển sẽ nhận được thông báo: “Thông báo tiếp nhận CCDC“. Khi đó quá trình điều chuyển CCDC đã hoàn thành.
-
Trường hợp 2: Đơn vị tiếp nhận từ chối CCDC
- Đơn vị nhận được thông báo: “Thông báo từ chối tiếp nhận CCDC“.
- Thực hiện nhấn nút Tiếp nhận lại để hệ thống tự động xóa chứng từ đã ghi giảm, chuyển trạng thái CCDC từ Đã ghi giảm về Đang sử dụng, đồng thời phục hồi toàn bộ dữ liệu như trước khi điều chuyển.
- Lưu ý: Sau khi bị từ chối điều chuyển, anh/chị mở lại chứng từ điều chuyển để xem ý kiến phản hồi của đơn vị tiếp nhận. Sau đó, thực hiện chỉnh sửa thông tin CCDC (nếu cần), sau đó thực hiện điều chuyển lại từ bước 1.
