Sửa công cụ dụng cụ

Mục lục

1. Tổng quan

Bài viết này giúp anh/chị chủ động chỉnh sửa thông tin CCDC theo đúng thực tế đơn vị khi có phát sinh thay đổi và anh/chị thực hiện thao tác sửa trên phần mềm.

Tên CCDC, Đơn vị tính, Phương thức hình thành và Nhà cung cấp
Thay đổi các thông tin khác như Loại CCDC, Mã CCDC, Số lượng, Đơn giá, thay đổi Thành tiền/Nguyên giá do sửa chữa, Thông tin phân bổ

Trường hợp anh/chị không thao tác sửa nhưng mở lại phần mềm thấy tên CCDC hoặc thông tin hiển thị bị thay đổi, anh/chị không thực hiện theo hướng dẫn trong bài viết này mà cần kiểm tra lỗi hiển thị trình duyệt.

2. Các bước thực hiện

2.1. Các thông tin có thể sử tiếp (không quan trọng là CCDC năm nay hay năm trước, đã có phát sinh hay chưa)

Phần mềm cho phép anh/chị chỉnh sửa một số thông tin cơ bản của CCDC như: Tên CCDC, Đơn vị tính, Phương thức hình thành và Nhà cung cấp bằng cách:

Bước 1: Truy cập danh sách CCDC trên phần mềm.
Bước 2: Chọn CCDC cần sửa, nhấn Sửa (hình chiếc bút cuối dòng).
Bước 3: Sửa thông tin CCDC đúng và Lưu

2.2. Sửa/thay đổi các thông tin khác (chuyển loại CCDC, mã CCDC, Số lượng, đơn giá, thay đổi Thành tiền/Nguyên giá do sửa chữa, Thông tin phân bổ)

Nếu cần sửa/thay đổi các thông tin khác (chuyển loại CCDC, mã CCDC, Số lượng, đơn giá, thay đổi Thành tiền/Nguyên giá do sửa chữa, Thông tin phân bổ), anh/chị tham khảo theo hướng dẫn chi tiết bên dưới:

Trường hợp 1: Đối với CCDC của những năm trước

Trường hợp anh/chị cần thay đổi Loại CCDC (chuyển loại CCDC), Mã CCDC, Số lượng, Đơn giá, thay đổi Thành tiền/Nguyên giá do sửa chữa, Thông tin phân bổ), anh/chị vui lòng:
1. Ghi giảm CCDC cũ theo hướng dẫn tại đây.
2. Ghi tăng lại CCDC mới với thông tin chính xác theo hướng dẫn tại đây.
Trường hợp cần thay đổi thông tin Bộ phận sử dụng của CCDC (ví dụ: đơn vị/trường đã đổi tên, sáp nhập hoặc chuyển sang tên trường mới nhưng CCDC vẫn đang hiển thị theo tên trường cũ), anh/chị không thực hiện sửa thông tin CCDC mà cần thực hiện Điều chuyển công cụ theo hướng dẫn tại đây.
Trường hợp muốn sửa Ngày/năm ghi tăng: Đối với các CCDC của những năm trước, thông tin ngày/năm ghi tăng không sửa được, anh/chị không nên sửa thông tin này vì ảnh hưởng đến báo cáo đã nộp.

Trường hợp 2: Đối với CCDC phát sinh trong năm nay

Trên thực tế, nhiều trường hợp anh/chị mới nhập CCDC, đã nhấn Lưu nhưng chưa để ý trạng thái, dẫn đến việc khi vào sửa thì ô Đơn giá/Thành tiền không chỉnh sửa được.

Để xử lý đúng, anh/chị cần kiểm tra Trạng thái CCDC là Chưa ghi tăng hay Đã ghi tăng, sau đó thực hiện theo hướng dẫn tương ứng dưới đây.

Bước 1: Truy cập danh sách CCDC trên phần mềm.

Bước 2: Kéo thanh ngang sang phải để kiểm tra cột “Trạng thái” của CCDC.

Nếu trạng thái là “Chưa ghi tăng“:
- Chọn CCDC, nhấn Sửa và cập nhật toàn bộ thông tin đúng (Ví dụ như: Loại CCDC, mã CCDC, tên CCDC, đơn vị tính, số lượng, thành tiền, bộ phận sử dụng, ngày/năm ghi tăng…).
Nếu trạng thái là “Đã ghi tăng“:
- Nhấn chuột vào CCDC cần sửa, nhìn xuống phần dưới cùng của màn hình, ngay bên dưới bảng danh sách CCDC sẽ có 2 tab: Thông tin chung và Lịch sử biến động Nhấn vào tab Lịch sử biến động sẽ hiển thị danh sách các chứng từ đã phát sinh liên quan đến CCDC (tính hao mòn, kiểm kê, điều chuyển…).
- Tại từng chứng từ phát sinh, nhấn nút Xóa (biểu tượng thùng rác) ở cuối dòng để xóa các chứng từ này.
- Sau khi đã xóa hết các chứng từ liên quan, vào lại thông tin CCDC, sửa lại các thông tin cần thiết (Ví dụ như: Loại CCDC, mã CCDC, tên CCDC, đơn vị tính, số lượng, thành tiền, bộ phận sử dụng, ngày/năm ghi tăng…) và nhấn ô Tự động ghi tăng ở góc trên cùng bên trái khi lưu CCDC.

Lưu ý: Trường hợp CCDC phát sinh trong năm nay, nhưng vẫn không cho phép chỉnh sửa, có thể có một số nguyên nhân dẫn đến tình trạng này:

CCDC đã tích Tự động ghi tăng khi Lưu, trạng thái CCDC là Đang sử dụng. Anh/chị cần xóa các chứng từ phát sinh liên quan (tính hao mòn, kiểm kê, điều chuyển…) trước khi sửa. Sau khi xóa hết, chị vào lại thông tin CCDC, sửa các thông tin cần thiết và nhấn ô Tự động ghi tăng khi lưu CCDC.
Lỗi hiển thị trình duyệt: Anh/chị có thể thử một trong các cách sau:

- Cách 1: Anh/chị thử đổi sang trình duyệt khác (ví dụ: Chrome, Cốc Cốc..) rồi thao tác lại.
- Cách 2: Anh/chị sử dụng trình duyệt ở chế độ ẩn danh để thao tác (ví dụ trên Google Chrome, nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + N để mở cửa sổ ẩn danh)

3. Câu hỏi thường gặp

3.1. Làm thế nào để sửa năm theo dõi cho Công cụ dụng cụ đã khai báo?

Trả lời: Phần mềm không hỗ trợ sửa lại năm theo dõi cho Công cụ dụng cụ đã khai báo. Trường hợp anh/chị nhập nhầm CCDC của năm hiện tại vào năm theo dõi của năm sau (ví dụ: lẽ ra theo dõi năm 2025 nhưng lại nhập sang năm 2026), để in được Sổ công cụ dụng cụ của năm cần theo dõi đầy đủ, anh/chị bắt buộc phải xóa CCDC đã nhập nhầm, sau đó chọn lại đúng năm làm việc và khai báo lại CCDC. Hiện tại phần mềm không có chức năng tự chuyển dữ liệu CCDC từ năm sau về năm trước.

3.2.Tôi có thể thực hiện các nghiệp vụ điều chỉnh số liệu CCDC (như thanh lý, ghi tăng…) của năm trước để tác động đến số dư đầu kỳ của năm nay hay không?

Trả lời: Việc thực hiện các nghiệp vụ điều chỉnh số liệu của năm cũ (như thanh lý, ghi giảm, ghi tăng,…) nhằm điều chỉnh chính xác giá trị đầu kỳ của năm tài chính tiếp theo chỉ thực hiện được khi đơn vị chưa chốt và nộp báo cáo năm cũ cho cấp trên hoặc Kho bạc.

Hiện tại, nếu CCDC phát sinh trong năm trước và chưa chốt báo cáo, vẫn có thể sửa thông tin tương tự như tài sản phát sinh trong năm.
Nếu năm trước đã chốt báo cáo và được cấp trên hoặc Kho bạc phê duyệt, việc sửa CCDC chỉ được thực hiện trong năm hiện tại và cần thực hiện theo Trường hợp 1: Đối với CCDC của những năm trước để không làm ảnh hưởng đến số liệu của báo cáo năm trước.

Ngoài ra, trước khi thực hiện xóa các chứng từ phát sinh (như điều chuyển, kiểm kê,…), cần kiểm tra kỹ tình trạng báo cáo. Nếu đơn vị đã nộp báo cáo cho cấp trên hoặc Kho bạc, việc xóa chứng từ có thể làm ảnh hưởng đến số liệu đã báo cáo.

Cập nhật 01/06/2026

Bài viết này hữu ích chứ?

Có Không