1. Tổng quan
Bài viết tổng hợp các câu hỏi thường gặp của khách hàng trong quá trình khai báo, quản lý và theo dõi công cụ dụng cụ trên phần mềm. Trong quá trình sử dụng, nhiều anh/chị gặp khó khăn khi ghi tăng, ghi giảm, điều chuyển hoặc in báo cáo CCDC.
Bài viết này sẽ giúp anh/chị:
-
Hiểu rõ cách xử lý các tình huống thường gặp với CCDC.
-
Nắm được nguyên nhân và cách thao tác đúng trên phần mềm.
-
Tránh sai sót khi hạch toán và lập báo cáo CCDC.
2. Các vấn đề thường gặp
2.1. Câu hỏi: Vì sao khi import CCDC từ Excel lại bị ghi tăng sang năm khác (ví dụ hiển thị năm 2026)?
Trả lời: Nguyên nhân thường do đơn vị đang chọn sai “Dữ liệu năm” trên phần mềm tại thời điểm nhập khẩu, nên khi import CCDC từ Excel, phần mềm tự động ghi tăng theo năm dữ liệu đang mở (không phải năm ghi trên file Excel).
Để xử lý, anh/chị thực hiện như sau:
-
Vào danh sách Công cụ dụng cụ (CCDC), lọc Trạng thái: Chưa ghi tăng.
-
Tích chọn tất cả các CCDC đã import sai năm và xóa khỏi danh sách.
-
Trên thanh chọn dữ liệu năm, chuyển lại đúng năm cần hạch toán (ví dụ năm 2025 hoặc năm đơn vị đang theo dõi).
-
Thực hiện import lại file Excel CCDC.
Sau khi nhập lại đúng năm dữ liệu, CCDC sẽ được ghi tăng đúng năm theo nhu cầu theo dõi và báo cáo.
2.2. Câu hỏi: CCDC năm 2024 đã có trên sổ nhưng sang năm 2025 không thấy hiển thị trên danh sách và báo cáo, phải kiểm tra và xử lý thế nào?
Trả lời: Trường hợp công cụ dụng cụ (CCDC) đã được ghi nhận ở năm trước nhưng sang năm mới không còn hiển thị, anh/chị kiểm tra như sau:
-
Nếu CCDC đã thực hiện ghi giảm trong năm trước thì:
-
Trên sổ CCDC của năm trước vẫn còn hiển thị.
-
Sang năm mới, các CCDC đã ghi giảm sẽ không còn hiển thị trên danh sách và báo cáo CCDC. Đây là tình trạng bình thường của phần mềm.
-
-
Khi đối chiếu giữa Danh sách CCDC và Báo cáo / Sổ CCDC, anh/chị cần kiểm tra lại điều kiện lọc trạng thái:
-
Chọn đầy đủ các trạng thái Đang sử dụng và Đã ghi giảm để xem đủ dữ liệu.
-
Nếu chỉ lọc Đang sử dụng thì sẽ không thấy các CCDC đã ghi giảm.
-
Lưu ý: Sang năm mới, phần mềm sẽ tự động không hiển thị các CCDC đã ghi giảm trên danh sách và báo cáo CCDC.
2.3. Câu hỏi: Sau khi chuyển đơn vị sang tỉnh mới, các chứng từ ghi giảm / ghi tăng CCDC và TSCĐ bị mất, không còn hiển thị trên sổ và báo cáo, có lấy lại được dữ liệu không?
Trả lời:
Trường hợp anh/chị đã thực hiện ghi tăng, ghi giảm CCDC hoặc TSCĐ trên tỉnh cũ nhưng sau khi chuyển sang tỉnh mới không còn thấy chứng từ, nguyên nhân thường do:
-
Các chứng từ được lập sau thời điểm MISA đã thực hiện chuyển dữ liệu sang tỉnh mới.
-
Khi hỗ trợ chuyển dữ liệu, hệ thống chỉ lấy dữ liệu đến thời điểm đã chuyển, nên các chứng từ phát sinh sau đó không được chuyển sang tỉnh mới.
Với trường hợp này, phần mềm không thể tự động khôi phục lại các chứng từ đã phát sinh sau thời điểm chuyển tỉnh. Anh/chị cần:
-
Kiểm tra lại số liệu trên tỉnh cũ để đối chiếu.
-
Thực hiện lập lại các chứng từ ghi tăng, ghi giảm, thanh lý còn thiếu trên tỉnh mới để đảm bảo số liệu và sổ sách hiển thị đúng.
Lưu ý: Sau khi đã thực hiện chuyển tỉnh, anh/chị thực hiện lập các nghiệp vụ trên tỉnh mới để đảm bảo số liệu.
2.4. Câu hỏi: Hướng dẫn chia lô CCDC đã nhập CCDC theo lô, giờ muốn chia lẻ ra thì làm thế nào?
Trả lời: Trên phần mềm, CCDC không có khái niệm lô như TSCĐ mà chỉ quản lý theo 1 mã CCDC với số lượng lớn hơn 1. Vì vậy, phần mềm không hỗ trợ chức năng chia tách lô CCDC đã nhập.
Trường hợp anh/chị muốn giảm một phần số lượng CCDC (ví dụ đã nhập 10 cái, nay chỉ giảm 2 cái), khi thực hiện ghi giảm CCDC, trên chứng từ ghi giảm CCDC sẽ có cột SL ghi giảm, anh/chị thực hiện tích hình chiếc bút cuối dòng CCDC đó và chỉnh lại số lượng CCDC ghi giảm đúng theo thực tế cần giảm. Phần còn lại của CCDC vẫn tiếp tục được theo dõi trên cùng mã CCDC ban đầu.
Lưu ý: Không cần tạo mã CCDC mới hay tách lô, chỉ cần điều chỉnh số lượng khi ghi giảm.
2.5. Câu hỏi: CCDC chuyển từ TSCĐ nhưng không có giá trị, không có thành tiền thì xử lý thế nào?
Nguyên nhân: Trường hợp CCDC (ví dụ: bàn ghế học sinh) được chuyển từ TSCĐ nhưng không có đơn giá, không có thành tiền là do cách xác định giá trị khi chuyển chưa phù hợp.
Khi chuyển TSCĐ sang CCDC, phần mềm cho phép chọn Thành tiền CCDC theo Nguyên giá của tài sản hoặc Giá trị còn lại của tài sản
Anh/chị đang chọn Giá trị còn lại của tài sản, trong khi TSCĐ đã khấu hao hết (giá trị còn lại = 0). Vì vậy, khi chuyển sang CCDC thì không có giá trị, không có thành tiền, dẫn đến khi xuất CCDC không có đơn giá.
Giải pháp: Anh/chị thực hiện các bước sau:
- Bước 1: Xóa chứng từ ghi tăng CCDC được chuyển từ TSCĐ, xóa mã CCDC trên danh sách CCDC và xóa chứng từ ghi giảm TSCĐ theo hướng dẫn tại đây
- Bước 2: Chuyển lại TSCĐ thành CCDC theo hướng dẫn tại đây, khi chuyển chọn Nguyên giá của tài sản làm Thành tiền CCDC
- Sau khi thực hiện đúng, CCDC sẽ có đơn giá và thành tiền đầy đủ.
